Privacy Policy

Per Comune di Santarcangelo di Romagna la privacy e la sicurezza dei dati personali dell’utente sono molto importanti e, pertanto, i dati personali sono raccolti e gestiti con la massima attenzione, adottando adeguate misure di sicurezza per custodirli.
In questa pagina si descrivono le modalità e le logiche del trattamento dei dati personali degli utenti che consultano il sito web www.comune.santarcangelo.rn.it (il “Sito”). L’informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) a tutti gli utenti che, interagendo con il Sito, forniscono i propri dati personali. La validità dell’informativa contenuta nella presente pagina è limitata al solo Sito e non si estende ad altri siti web eventualmente consultabili mediante collegamento ipertestuale.
Di seguito, verranno chiaramente elencati:

• i riferimenti di chi tratterà i suoi dati personali;
• quali dati personali verranno trattati;
• le finalità e la base giuridica per cui saranno trattati i dati;
• i tempi di conservazione e i diritti che le sono riconosciuti.

Gli utenti sono invitati a prendere visione della presente informativa prima di navigare sul Sito o di fornire informazioni personali di qualsiasi genere.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Comune di Santarcangelo di Romagna con sede in Piazza Ganganelli, 1 - 47822 Santarcangelo di Romagna - pec@pec.comune.santarcangelo.rn.it

Responsabile della protezione dei dati

Tipologie di dati trattati

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet.
In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer e dei terminali utilizzati dagli utenti, gli indirizzi in notazione URI/URL (Uniform Resource Identifier/Locator) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (“buon fine”, “errore”, ecc.) e altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.
Tali dati, necessari per la fruizione dei servizi web, vengono anche trattati allo scopo di ottenere informazioni statistiche sull'uso dei servizi (pagine più visitate, numero di visitatori per fascia oraria o giornaliera, aree geografiche di provenienza, ecc.) e/o controllare il corretto funzionamento dei servizi offerti.
I dati di navigazione non persistono per più di 60 giorni e vengono cancellati immediatamente dopo la loro aggregazione (salve eventuali necessità di accertamento di reati da parte dell'Autorità giudiziaria).
Per dettagli sull’elenco dei cookie, i loro tempi di conservazione, le modalità di disabilitazione e i rispettivi titolari, l’utente è invitato a leggere la cookie policy raggiungibile a questo link: www.comune.santarcangelo.rn.it/it/cookie

Dati forniti volontariamente dall’utente

Attraverso il Sito è possibile inviare richieste e comunicazioni mediante gli indirizzi e i moduli di contatto ivi indicati. Per tale finalità, il Titolare tratterà dati personali di natura comune, come quelli identificativi e di contatto dell’utente. Il conferimento di tali dati è facoltativo, ma necessario per rispondere alle richieste inviate, nonché per ricontattare il mittente al fine di ottenere precisazioni in ordine a quanto dallo stesso rappresentato.
In particolare, i dati personali sono forniti dagli utenti allo scopo di fruire dei servizi del Sito. In caso di mancato conferimento, al Titolare sarà impossibile offrire tali servizi in tutto o in parte. Il Titolare non raccoglie e non tratta dati personali relativi ai minori. Accedendo al Sito e utilizzando i servizi offerti, l’utente dichiara di aver compiuto la maggiore età. Gli utenti minori di 18 anni sono pertanto pregati di non registrarsi al Sito e di non fornire dati personali.
In particolare, l’identificazione degli utenti avviene al momento:

• Dell’invio di richieste di informazioni/assistenza e comunicazioni attraverso gli indirizzi e i moduli di contatto indicati sul Sito. In questo caso il Titolare tratterà i dati di contatto del mittente, necessari a rispondere, nonché tutti i dati personali inclusi nelle comunicazioni.

Finalità e base giuridica

I trattamenti di dati personali sono effettuati dal Titolare del trattamento per le seguenti finalità:

• Riscontrare le richieste di informazioni e di assistenza dell’utente. Il trattamento è funzionale a adempiere a una richiesta dell’utente e si basa sull’esecuzione di misure pre-contrattuali o contrattuali adottate su richiesta dell’Interessato (art. 6, par.1 lett. b del GDPR);
• Assicurare il corretto funzionamento delle pagine web del Sito e dei loro contenuti. In questo caso, il trattamento dei dati si basa sul perseguimento del legittimo interesse del Titolare a garantire accessibilità e sicurezza del proprio Sito (art. 6, par. 1, lett. f del GDPR).

Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati avverrà con l’ausilio di strumenti elettronici, con modalità e procedure strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti.
Al fine di evitare il rischio di perdita di dati, usi illeciti o il non corretto utilizzo degli stessi, o l’accesso non autorizzato, la loro alterazione, sono state adottate idonee misure di sicurezza tecnologiche e gestionali. I dati personali saranno trattati dal Titolare, dal suo personale debitamente autorizzato al trattamento, ovvero da soggetti appositamente nominati quali Responsabili del trattamento. In ogni momento, l’interessato può chiedere al Titolare la lista completa dei Responsabili di volta in volta nominati coinvolti nel trattamento dei dati per le finalità di cui alla presente informativa.

Conservazione

Il Titolare adotta le seguenti politiche in materia di conservazione dei dati degli utenti del Sito:

• I dati forniti per concludere ed eseguire contratti di acquisto di beni o servizi verranno conservati fino alla conclusione delle formalità amministrativo-contabili. I dati legati alla fatturazione saranno conservati per dieci anni dalla data di fatturazione;
• I dati forniti nei form di contatto o nelle mail inviate agli indirizzi pubblicati sul Sito verranno conservati unicamente per il tempo necessario a rispondere alle richieste pervenute.
• I dati di navigazione verranno conservati per 60 giorni.

Esercizio dei diritti

L’interessato può esercitare, in qualsiasi momento, i diritti previsti dall’art. 15 e ss. del GDPR inviando un’email all’indirizzo pec@pec.comune.santarcangelo.rn.it oppure scrivendo a Comune di Santarcangelo di Romagna - Piazza Ganganelli, 1 - 47822 Santarcangelo di Romagna. L’interessato, ricorrendone i presupposti, ha altresì il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione di quanto previsto dalla normativa vigente.

Specifiche sul trattamento relativo al servizio Chatbot

Con riferimento al servizio “Chatbot Area Portali”, esso consiste in un assistente virtuale basato su modelli di intelligenza artificiale generativa che consente la ricerca e la consultazione dei servizi online basandosi esclusivamente sui contenuti pubblicati sul portale istituzionale. L’accesso e la fruizione del servizio avvengono senza necessità di autenticazione da parte dell’Utente.

Per consentire il corretto funzionamento del servizio e mantenere la continuità della conversazione nel corso della sessione, il sistema associa a ciascuna interazione un identificativo temporaneo, generato automaticamente e memorizzato mediante un cookie tecnico di sessione, condiviso tra il portale e i relativi sottodomini al solo fine di garantire la continuità della conversazione, con durata massima pari a 1 ora. Tale identificativo non è associato direttamente a dati anagrafici dell’Utente e viene cancellato alla chiusura della sessione o, comunque, allo scadere del relativo periodo di validità.

Le interazioni con il chatbot sono trattate al solo fine di consentire l’erogazione del servizio richiesto dall’Utente, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”).

I dati e i contenuti testuali eventualmente inseriti dall’Utente nel corso della conversazione sono utilizzati esclusivamente per:
(i) consentire il funzionamento tecnico del servizio;
(ii) elaborare le risposte alle richieste dell’Utente, sulla base delle fonti informative rese disponibili al sistema e/o di fonti pubblicamente accessibili;
(iii) rilevare e filtrare automaticamente eventuali contenuti malevoli, abusivi o non coerenti con le finalità del servizio.

Per l’erogazione del servizio, le richieste dell’Utente (dati di input) potranno essere condivise con terze parti individuate quali responsabili o sub-responsabili del trattamento, ivi inclusi i fornitori dei modelli di intelligenza artificiale. Eventuali trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo sono assistiti dalle garanzie appropriate ai sensi degli articoli 44 e seguenti del GDPR. La riservatezza delle interazioni con il chatbot è assicurata da misure tecniche e organizzative adeguate ed è escluso il riutilizzo dei dati di input e di output per finalità connesse con l’addestramento di modelli di intelligenza artificiale. In ogni caso, si invita l’Utente a non inserire, nell’interazione con il chatbot, dati personali non necessari, categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, dati relativi a condanne penali o reati ai sensi dell’art. 10 GDPR, informazioni riservate (es. credenziali di accesso) o altri contenuti non pertinenti rispetto alla richiesta formulata.

Le conversazioni sono conservate nella memoria di sistema per il tempo strettamente necessario alla gestione della sessione e, in ogni caso, per un periodo massimo di 1 ora, corrispondente alla validità dell’identificativo temporaneo di sessione. Decorso tale termine, la conversazione non è più accessibile né riconducibile all'Utente; i relativi dati permangono nel database esclusivamente per esigenze tecniche fino alla cancellazione automatica, che interviene entro le 24 ore successive.

Al fine di garantire la sicurezza del servizio, prevenire abusi, diagnosticare malfunzionamenti e monitorare il corretto funzionamento tecnico del sistema, alcuni dati di input e output potranno essere conservati in appositi registri tecnici, previa applicazione di misure di anonimizzazione o mascheramento. Tali registri saranno conservati per un periodo limitato allo stretto necessario e comunque non superiore a 90 giorni.